Regulamin Konferencji

Regulamin Konferencji

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Definicje.

  1. Konferencja – XVIII Międzynarodowa Konferencja z cyklu „Rola Kościoła katolickiego w procesie integracji europejskiej”, która odbędzie się w dniach 5-6 października 2018 roku w Międzynarodowym Centrum Kultury w Krakowie, Rynek Główny 25.
  2. Organizator – Fundacja Konrada Adenauera w Polsce, Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie, Fundacja R. Schumana w Luksemburgu.
  3. System Rejestracji (zwany dalej Systemem) – aplikacja internetowa umożliwiająca obsługę procesu rejestracji uczestników na Konferencję.
  4. Użytkownik – każda osoba wykorzystująca System do dokonania rejestracji na Konferencję.
  5. Uczestnik – osoba fizyczna zarejestrowana na Konferencję, której udział w Konferencji został potwierdzony przez Organizatora poprzez wysłanie Zaproszenia.
  6. Zaproszenie – imienne, niezbywalne zaproszenie będące jedyną podstawą uczestnictwa w Konferencji.

2. Postanowienia ogólne.

  1. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem www.kosciol-europa.org.pl
  2. Zakres działania Systemu Rejestracji obejmuje usługę, polegającą na przechowywaniu w bazie danych rejestracji Użytkownika, a także obsłudze tej rejestracji przez Organizatora.
  3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
  4. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504),

 

§ 2. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji
  1. Z uwagi na wymogi bezpieczeństwa miejsca Konferencji, liczba Uczestników jest ograniczona. Decyduje kolejność zgłoszeń.
  2. Rejestracja jest nieodpłatna.
  3. Rejestracja chęci uczestnictwa w Konferencji odbywa się wyłącznie on-line za pośrednictwem Systemu Rejestracji dostępnego pod adresem www.kosciol-europa.org.pl
  4. Rejestracja trwa od 19 lipca 2018 r. do wyczerpania puli wolnych miejsc, ale nie dłużej niż do 30 września 2018 r.
  5. W celu poprawnej rejestracji w Systemie Użytkownik zobowiązany jest uzupełnić wszystkie pola oznaczone symbolem (*).
  6. Użytkownik gwarantuje, że wszystkie dane przekazane podczas rejestracji są prawdziwe.
  7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do prawidłowego ukończenia rejestracji.
  8. Aby ukończyć rejestrację, wymagane jest zapoznanie się i zaakceptowanie przez Użytkownika treści Regulaminu Konferencji oraz zasad przetwarzania danych osobowych.
  9. Po wysłaniu formularza rejestracyjnego na podany w nim adres e-mail zostanie odesłana wiadomość zwrotna będąca potwierdzeniem otrzymania zgłoszenia chęci udziału. Nie jest to jednoznaczne z potwierdzeniem uczestnictwa w Konferencji.
  10. Po dokonaniu weryfikacji danych, Organizator wyśle na podany adres e-mail, imienne Zaproszenie będące podstawą uczestnictwa w Konferencji. Na podany adres korespondencyjny zostanie wysłany pakiet konferencyjny zawierający m.in.: imienne Zaproszenie, publikację przedkonferencyjną.
  11. Uczestnik, który dokona rejestracji i otrzyma od Organizatora potwierdzenie uczestnictwa oraz Zaproszenie jest zobowiązany wziąć udział w Konferencji.
  12. Uczestnik może zrezygnować z udziału, informując o tym Organizatora nie później niż 7 dni przed terminem Konferencji, drogą pisemną, poprzez formularz Kontakt na stronie www.kosciol-europa.org.pl lub wysyłając wiadomość e-mail na adres zgloszenia@kosciol-europa.org.pl
  13. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy uczestnictwa osobom, które w latach poprzednich zarejestrowały się, a nie uczestniczyły w Konferencji.
  14. Kontakt w sprawach rejestracji:
    Aleksandra Kaczor, e-mail: zgloszenia@kosciol-europa.org.pl

 

§ 3. Uczestnictwo w Konferencji
  1. Uczestnictwo w Konferencji jest nieodpłatne.
  2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest posiadanie imiennego Zaproszenia otrzymanego od Organizatora.
  3. W dniu Konferencji Uczestnik jest zobowiązany do okazania Zaproszenia (w postaci elektronicznej lub drukowanej) w Recepcji Konferencji i potwierdzenia uczestnictwa na liście. Uczestnik otrzyma imienny identyfikator oraz teczkę z materiałami konferencyjnymi.
  4. W trakcie udziału w Konferencji Uczestnik jest zobowiązany do:
    1. stosowania się do poleceń porządkowych przedstawicieli Organizatora,
    2. stosowania się do poleceń służb porządkowych zabezpieczających Konferencję,
    3. przestrzegania przepisów przeciwpożarowych obowiązujących w miejscu Konferencji,
    4. palenia tytoniu wyłącznie w miejscach do tego wyznaczonych i stosownie oznakowanych,
    5. zachowywania się w sposób zgodny z zasadami współżycia społecznego i nieutrudniający innym osobom uczestnictwo w Konferencji,
    6. posiadania i noszenia w widocznym miejscu identyfikatora.
  1. Organizator zastrzega sobie prawo do:
    1. usunięcia z Konferencji osób nieposiadających identyfikatorów,
    2. usunięcia z Konferencji Uczestników którzy naruszyli postanowienia niniejszego Regulaminu lub ogólnie obowiązujące przepisy prawa,
    3. wydzielenia w trakcie trwania Konferencji obszaru z limitowanym dostępem dla określonej grupy Uczestników.
  1. Organizator nie ponosi kosztów związanych z dojazdem i miejscami parkingowymi.
  2. Organizator nie ponosi kosztów zakwaterowania w czasie Konferencji.
    Jednakże, tak jak w ubiegłych latach, Organizator dokonał wstępnej rezerwacji płatnych noclegów w centrum miasta. Ilość miejsc hotelowych jest ograniczona, decyduje kolejność dokonania rezerwacji i opłacenia noclegów.
    Kontakt w sprawach rezerwacji noclegów:
    Magdalena Ficoń, tel. +48 509 465 581
    e-mail: noclegi@kosciol-europa.org.pl

 

§ 4. Zgoda na wykorzystanie wizerunku
  1. Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg Konferencji dla celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora, podmioty z nim powiązane wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników we wszystkich materiałach promocyjnych i marketingowych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
  2. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatora z tytułu wykorzystywania jego wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w niniejszym Regulaminie.

 

§ 5. Informacje dodatkowe
  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów oraz/lub programu Konferencji w dowolnym czasie, bez podania przyczyny.
  2. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzecz zagubione bądź pozostawione przez Uczestnika podczas Konferencji.
  4. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
  5. Kontakt z Organizatorem jest możliwy pod adresem: Biuro Komitetu Organizacyjnego, 31-002 Kraków, ul. Kanonicza 25 oraz poprzez pocztę elektroniczną pod adresem: biuro@kosciol-europa.org.pl.